"Nyaralásról és betegszabadságról csak álmodunk" - Rendezvényszervezők kendőzetlen őszinteséggel vallottak munkájukról

Az egyetemi évek alatt kicsit jobban beleláthattam a rendezvényszervezés különös berkeibe, azonban a legnagyobb bizonyosságot talán akkor szereztem a szakmáról, amikor egy nagy szállodánál a rendezvényszervezési osztályon töltöttem a szakmai gyakorlatomat. Érdekes és sokszor kicsit lelombozó volt látni, hogy mennyien belefáradtak az állandó hajtásba, a minél egyedibb és legtöbbször megvalósíthatatlannak tűnő vendégkérések teljesítésébe. A legtöbben arra panaszkodtak, hogy a hétvégi vagy éppen hajnali munkavégzés miatt sokszor nem jut idejük a családjukra és a párjukra.

Nehéz volt mindezt megélni, azonban egy dologra már ekkor rádöbbentem: a rendezvényszervezéshez bizony rengeteg kitartás, precizitás és kitűnő emberismeret szükséges. Nehéz szakma, aki pedig mást állít, az vagy szépíteni próbál vagy nem tudja, miről beszél.

A következőkben szeretném minél több ember figyelmét felhívni arra, hogy ne az esküvőszervezős vígjátékok hamis képkockái alapján próbálja meg megítélni ezt a szakmát, hanem valós vélemények és tapasztalt szakemberek válaszai, illetve vallomásai által. Az interjú alanyaim érthető okokból név nélkül nyilatkoztak, így olvassátok megértéssel az alábbi válaszokat.

Magyar rendezvényszervezők kendőzetlen vallomásai

„Rendezvényszervezőnek lenni az jelenti, hogy az esetek túlnyomó többségében nincsen egy szabad hétvégéd sem. Nyaralásról és betegszabadságról pedig a legtöbben csak álmodunk….”

„A legnagyobb ellenségünk az időjárás, ezt nem árt megjegyezni! Csupán egy kis csepp eső elegendő ahhoz, hogy egy nagy napot teljesen tönkretegyen. Nekünk ekkor kell résen lenni és már jóval az esemény lebonyolítása előtt B, C és D tervekkel előrukkolni.”

„12 éve még Madonna is ellátogatott a rendezvényünkre, amely szervezésében én is részt vehettem. Élőben látni őt hatalmas élmény volt, azonban kiszolgálni és a megugorhatatlan igényeinek eleget tenni lelombozó és igen illúzióromboló volt. A szervezéssel együtt jár az a tény, hogy egy kis hangya vagy a sok közül, a vendégek nem kezelnek egy szinten önmagukkal, amit a legtöbben nehezen viselnek el.”

Katasztrófába fulladt rendezvények a nagyvilágban

A helyszín lemondása az utolsó pillanatokban

George Taylor, a Creative Industry Hub alapítója és igazgatója (@CRIndustryHub)

„Egyszer egy divatbemutatót szerveztem Londonban, és volt egy megállapodásom a Wowcher-rel, hogy 400 jegyet adunk el kedvezményes áron. Az esemény két egymást követő napon futott volna.

Hónapokba telt, mire megszerveztem, és megtaláltam a tökéletes helyszínt. Volt 5 divattervezőm, 10 modellem és sok más dolog. Az esemény eladása előtti napon a helyszín lemondta, így le kellett mondanom az egészet, mivel elmulasztottam a határidőt, és nem tudtam időben helyszínt találni.

Két hónappal később véletlenül megtaláltam a tökéletes helyszínt, és úgy döntöttem, hogy egy másik divateseményt szervezek.

Szerencsére felépítettem az összes megfelelő kapcsolatot, így megejtettem pár telefonhívást.Ez még jobban működött, mint az első fordulóban, amint összeálltam a Fashion United nemzetközi divatcéggel és még a híres Noelle Reno is beszélt az eseményemen.

Az egész esemény egy katasztrófa volt, amely később életem legnagyobb eredménye lett. Sosem szabad feladni!”

Köszi, brit időjárás!

Keeley Harris, rendezvényigazgató, Festival of Vintage (@fovintage)

„A rossz időjárás nagy változást jelenthet a vendégek eseményen való részvételében, még akkor is, ha beltérben van.

Én szervezem az Egyesült Királyság egyik legnagyobb beltéri Vintage Fesztiválját a Racecourse-ban. Szerény költségvetéssel rendelkezik néhány 35 000 fonthoz képest, de még mindig jó részvételt igényel a számlák kifizetéséhez.

Egy kiváló első esemény után, szép idővel, a 2. év után valami megváltozott. Növeltem a kiadásokat a látnivalókra és a zenekarokra, a marketingre és a promócióra. De a yorkshire-i tartós esőzések és az országos híradások hatására az emberek nem merészkedtek ki otthonról, annak ellenére, hogy ez egy beltéri esemény lett volna.

Akkor megtanultam, hogy a költségvetés szigorúbb ellenőrzése a következő évekre segít fedezni a látogatók számának rövid csökkenését.”

Reggeli rendezvény kávé nélkül

Liz Hardwick, a DigiEnable (@DigiEnable) társalapítója | www.LizHardwick.co.uk (@Tech_Geek_Girl)

„Képzeljünk el egy szobát, amely tele van résztvevőkkel, geekekkel és finom reggelivel. Azonban egy dolog hiányzik: a nélkülözhetetlen kávé!

Ha egy esemény szinte tökéletes, az étel és ital lesz a leginkább vizsgált téma a vendégek körében, azonban a jó kávé elengedhetetlen résztvevője egy reggeli eseménynek.

Megtanultam, hogy mindig győződjünk meg arról, hogy ki biztosítja az italokat, söröket, még akkor is, ha előtte csupa jót hallottunk az illetőről és a munkásságáról. A maximális elkötelezettség és a vendégek pozitív visszajelzése érdekében mindig figyeljünk arra, hogy a résztvevők koffeinnel való ellátása folyamatosan biztosított legyen.”

A leghosszabb várólista

Lorna Bladen, az Enterprise Nation marketing- és eseményigazgatója (@lornabladen)

„Az én eseményem egy horror történet volt, amikor már túl sok ember jelent meg. Úgy tűnhetett, mint egy megoldásra váró probléma, ami tudok kezelni, azonban abban az időben úgy éreztem, elég nyomasztó helyzetbe kerültem az esemény szervezőjeként.

Megtanultam, hogy még egy kis jegyár felszámítása is jobb megoldás, mintha fogalmunk sincsen a pontos vendégszámról. Az esemény elsöprő keresetet tudhatott be, azonban a rengeteg vendég megjelenésével félő volt, hogy odaveszik a minőségi élmény biztosítása.”

Amikor legközelebb egy rendezvényre vagy hivatalos, kérlek tartsd nyitva a szemedet és tiszteld meg a rendezvényszervezőt annyival, hogy megdicséred az általa létrehozott eseményt. Ő is emberből van, akárcsak mi és jólesik neki a törődés és az elismerés.

Ezt olvastad már?