Dolgozz okosabban, ne keményebben: bombabiztos tippek a produktivitás növeléséhez

Persze kétségtelenek, hogy a hétvégék a fizikai-, és a szellemi felfrissülésről, a kikapcsolódásról szólnak, vasárnap este hajlamosak vagyunk melankóliába zuhanni, amikor eszünkbe jutnak az előttünk álló napok végeláthatatlan teendőlistái. A Sunday-night blues megtapasztalása ráébreszthet minket arra, hogy bár hétről hétre keményen dolgozunk, nem biztos, hogy jól osztjuk be az időnket és az energiáinkat, ami a hatékonyságunk rovására mehet. Lássuk be, az egyfolytában értesítésektől rezgő telefonunk és az állandóan bővülő to-do listánk hálójában gyakran maguk alá temetnek minket a feladatok és projektek, mert megpróbálunk mindent egyszerre menedzselni – ennek eredményeképpen hamar kimerülhetünk, miközben igazából semmit sem tudtunk maximálisan befejezni és lezárni.

A multitasking elméletben jól hangzik, mi azonban mégis azt javasoljuk neked, hogy töröld ki a képzeletbeli motivációs könyvedből a „Work harder” tanácsot: okosabban dolgozni ugyanis sokkal kifizetődőbb! Természetesen mindannyiunknak más produktivitásnövelő trükkök jelenthetnek megváltást, de mi most összegyűjtöttünk néhány olyat, amelyek bárkinek a hasznára válhatnak a munkanapok sikeres zárásában.

Mehet a kukába?

Először is, nyisd meg az email-fiókodat és ezúttal légy könyörtelenül őszinte magaddal: minden címkék szerint rendszerezve vár téged, vagy 431 félig megírt üzenet piszkozata és akciókat hirdető levelek tömege fogadott téged, holott nem is akarsz rendelni semmit az említett oldalakról? Péntek délutánonként szánj harminc percet arra, hogy átnézed a postafiókodat, esetleg leiratkozol a felesleges hírlevelekről: így hétfő reggel nem azzal kell indítanod a napodat, hogy megpróbálod uralni a káoszt és szem elől veszíted a fontos emaileket.

Állítsd össze, mint két kicsi LEGO-t!

Ha a levelezésed rendben van, ideje reformálnod a to-do listádat is: tény, hogy mindannyian a legkönnyebb feladatokkal szeretünk kezdeni, de hiába a gyors sikerélmény, a hatékonyságod így közel sem az igazi. A kulcs a rangsorolás, ami egyszerűnek hangzik ugyan, de nem feltétlenül egyszerű. Képzeld el a napod beosztását úgy, mintha csak egy LEGO játékot raknál össze: minden elemnek megvan a pontos helye és egyáltalán nem mindegy, mikor használod fel őket. A teendőid is éppen ilyenek: keress összefüggéseket bennük! Mit kell megtenned először ahhoz, hogy péntekre ne ússz el a to-do listáddal? Ha sikerül meglelned a kapcsolódási pontokat, a nehezebb, fárasztóbb elintéznivalókat is szívesen előrébb veszed majd.

A siker titka a paradicsomban rejlik?

Már órák óta ülsz a laptopod előtt, mégis úgy érzed, mintha gyakorlatilag semmivel sem készültél volna el? Hidd el, a kevesebb néha a munkában is több. Ahelyett, hogy tovább maradnál bent az irodában a kelleténél, inkább vesd be a Pomodoro-technikát (avagy másnéven paradicsom-technikát). A módszer egyébként pofonegyszerű: mindössze annyi a dolgod, hogy kiválaszd az aktuális teendődet, állítsd be ébresztőt a telefonodon 25 perccel későbbre és fókuszálj erre a feladatra egészen addig, amíg a mobilod el meg nem szólal – ekkora időtartamban nehezebben kalandozik el a figyelmed, koncentráltabb leszel. Amikor véget ér ez a rövidített „munkaidő”, pihenj öt percig, majd kezdd elölről az egészet. (Fontos: négy Pomodoro-kör után tarts egy hosszabb, 15-30 perces relaxációs szünetet.) Ha egy telefonhívás váratlanul megzavarna a produktív szakaszban, iktasd be az 5 perces kikapcsolódást, aztán indítsd újra az időzítőt.

És ezzel tisztában vagy?